Seguimiento de facturas y contratosTodas las guías ↗Comprueba la imagen, el texto reconocido, las fechas, los importes y todas las páginas antes de guardar un documento escaneado.
Hacer una foto y crear un registro que puedas encontrar son tareas diferentes. Un buen escaneo empieza con una imagen legible y termina con un título, una fecha y un importe revisados. El OCR ayuda, pero hay que comprobar sus resultados.
Antes de escanear
- Alisa la página. Los pliegues y bordes doblados pueden dificultar la lectura del texto pequeño.
- Comprueba la iluminación. Reduce las sombras y los reflejos. Repite la foto si un brillo tapa líneas importantes.
- Captura la página completa. No recortes esquinas, fechas ni totales. Incluye todas las páginas del documento.
Después de escanear
- Compara el texto reconocido con la imagen. El cero y la letra O, los separadores de fechas y los decimales pueden confundirse.
- Comprueba qué significa cada fecha. La fecha de emisión, el vencimiento del pago y el fin de la garantía no son intercambiables.
- Verifica el importe. Distingue los subtotales del total final. No todos los importes son gastos mensuales recurrentes.
- Elige un título fácil de buscar. Incluye el tipo de documento y un nombre breve del producto o servicio.
La disponibilidad depende del dispositivo y los permisos. Usa la entrada manual. Reconocer el texto no garantiza que todos los campos estén rellenados correctamente.
Abre el registro guardado para una última revisión
Ábrelo de nuevo desde la lista. Revisa el título, el importe y las fechas y comprueba que los adjuntos estén completos y sean legibles.
No compartas documentos privados
Describe el problema a asistencia en vez de enviar el documento completo. Si hace falta una captura, oculta la identidad, la dirección, las cuentas y los datos de pago. Los registros están en el dispositivo; tú eliges dónde guardar las copias exportadas.
Conserva los originales cuando sea necesario
Un escaneo no siempre sustituye al original. Los requisitos de conservación dependen del uso y de tus circunstancias.
Tras escanear una factura, revisa su importe y vencimiento. El ejemplo resuelto de facturas mensuales muestra cómo separar pagos fijos y variables.