Suivi des factures et contratsTous les guides ↗Vérifiez la qualité de l’image, le texte reconnu, les dates, les montants et chaque page avant d’enregistrer un document numérisé.
Prendre une photo et créer un dossier facile à retrouver sont deux tâches différentes. Une bonne numérisation commence par une image lisible et se termine par un titre, une date et un montant vérifiés. L’OCR aide, mais ses résultats doivent être relus.
Avant la numérisation
- Mettez la page à plat. Plis et coins repliés peuvent rendre les petits caractères illisibles.
- Vérifiez l’éclairage. Limitez ombres et reflets. Reprenez la photo si un reflet masque des lignes importantes.
- Cadrez toute la page. Ne coupez ni coins, ni dates, ni totaux. Incluez toutes les pages d’un document.
Après la numérisation
- Comparez le texte reconnu à l’image. Le zéro et la lettre O, les séparateurs de date et les décimales peuvent être confondus.
- Vérifiez le sens de chaque date. Date d’émission, échéance de paiement et fin de garantie ne sont pas interchangeables.
- Vérifiez le montant. Distinguez sous-totaux et total final. Tous les montants ne sont pas des dépenses mensuelles récurrentes.
- Choisissez un titre facile à rechercher. Indiquez le type de document et un nom court du produit ou service.
La disponibilité dépend de l’appareil et des autorisations. Utilisez la saisie manuelle. Un texte reconnu ne garantit pas que tous les champs sont correctement remplis.
Ouvrez le dossier enregistré pour une dernière vérification
Rouvrez-le dans la liste. Vérifiez titre, montant et dates, puis l’intégrité et la lisibilité de toutes les pièces jointes.
Ne partagez pas de documents confidentiels
Décrivez le problème à l’assistance au lieu d’envoyer tout votre document. Si une capture est nécessaire, masquez identité, adresse, comptes et paiements. Les dossiers restent sur l’appareil ; vous choisissez où garder les exports de sauvegarde.
Conservez les originaux si nécessaire
Une copie numérisée ne remplace pas toujours l’original. Les obligations de conservation dépendent de votre usage et de votre situation.
Après la numérisation d’une facture, vérifiez montant et échéance. Notre exemple rempli de factures mensuelles montre comment séparer paiements fixes et variables.